Jobs: Booking Assistant

Jobs: Booking Assistant


GERMAN VERSION BELOW


People & Machines is hiring a new booking assistant!

The Hamburg-based artist booking agency People & Machines (f.k.a. DIY Booking) have been a key player in the international electronic music scene for more than 10 years and are now looking to expand their team with a new booking assistant. The key artists represented by People & Machines include Solomun, Adriatique, Kollektiv Turmstrasse, HOSH, Butch and many more.

To support our team we are looking to hire the following position at the earliest convenience:

BOOKING ASSISTANT

Responsibilities:
– Coordination of the shows of our artists, from preparing the contract to evaluating the feedbacks
– Preparing artist riders and touring schedules
– Logistics, travel coordination and booking
– Daily communication with artists and promoters
– Preparing contracts and invoices, monitoring of timely income of payments and contracts, dunning
– Calendar management and coordination
– Accounting
– Handling artist visas
– Coordination of appointments e.g. press dates before shows
– Connecting link between our artists, our booking team and the promoter
– Maintaining social media presences
– Assisting the booking manager
– Database maintenance
– Different administrative tasks in daily business


Absolute requirements!
– Professional experience in booking management (e.g. booking agency, promoter, club, etc.)
– Knowledge of the electronic music scene
– Fluent in spoken and written English (business fluent)
– Great organizational skills
– Understanding of MS-Office / Mac Programs (Word, Excel, Outlook)
– Autonomous, diligent, thorough, organized and target-oriented working method
– Social skills, ability to work under pressure, team spirit, flexibility, strong sense of responsibility and to keep cool in stressful situations


Not required, but beneficial:
– Fluent in spoken and written German (business fluent)
– Experience in event management, assistant positions, travel management or the like
– Further language skills (Spanish, French)
– Business degree or similar
– Interested in electronic music

Place of work: Hamburg (This is a regular full time employment in a permanent position. Place of work is our office in Hamburg. This job cannot be practiced from any other place.)

If you feel you match this description, please send us your full application papers, credentials, desired salary and earliest possible starting date via email to the following contacts:

Contact person: Mr. Adriano Trolio / Email: adriano@people-machines.com



+++GERMAN VERSION+++



People & Machines sucht einen neuen Booking Assistenten!

Die Hamburger Künstler-Booking-Agentur People & Machines (ehemals DIY Booking) ist seit 10 Jahren eine international bekannte Größe in der elektronischen Musikszene und suchen nun Verstärkung in Form eines Booking Assistenten. Zu den wichtigsten Künstlern die People & Machines vertritt gehören u.a. Solomun, Adriatique, Kollektiv Turmstrasse, HOSH, Butch und viele mehr.

Zur tatkräftigen Unterstützung unseres Teams suchen wir deswegen zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position:


BOOKING ASSISTANT (M/W)


Aufgabengebiete:
– Koordination der Auftritte unserer Künstler von der Vertragserstellung bis zur Nachbearbeitung
– Erstellen von Bookingridern und Reiseplänen
– Logistik-/Reiseplanung und -buchung
– Tägliche Kommunikation mit Künstlern & Veranstaltern
– Erstellen von Verträgen und Rechnungen, Überwachung von fristgerechten Vertrags- und Zahlungseingängen, Mahnwesen
– Terminverwaltung und -koordination
– Erstellen von Schlusskostenabrechnungen
– Visa-Anträge stellen
– Koordination von Terminen, z.B. Pressetermine vor Auftritten
– Schnittstelle zwischen unseren Künstlern, unserem Booking-Team und Veranstalter
– Pflege von Homepages und Social-Media-Seiten-Assistenz für Bookingmanager
– Datenbankpflege
– Diverse administrative Arbeiten im Daily Business


Absolutes Pflichtprogramm!
– Berufserfahrung im Bereich Bookingmanagement (z.B. bei Bookingagentur, Veranstalter, Club etc.)
– Guter Einblick in die elektronische Musikszene
– Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
– Sehr großes Organisationstalent
– Beherrschung der MS-Office Programme (Word, Excel, Outlook)
– Selbstständige, gewissenhafte, sorgfältige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
– Soziale Kompetenz, Belastbarkeit, hohe Einsatzbereitschaft, Teamgeist, Flexibilität, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und einen kühlen Kopf in heißen Situationen


Keine Voraussetzung, aber von Vorteil:
– Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
– Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement, Assistenzfunktion, Reisemanagement etc
– Weitergehende Sprachkenntnisse (Spanisch, Französisch)
– Kaufmännische Ausbildung (Veranstaltungskaufmann) oder BWL-Studium oder gleichwertige Berufserfahrung
– Interesse an der elektronischen Musikszene

Arbeitsort: Hamburg (Es handelt sich hierbei um einen ganz regulären Vollzeitjob in Festanstellung, Arbeitsort ist unser Büro in Hamburg. Die Tätigkeit kann nicht von einem anderen Ort ausgeübt werden.)

Bei Interesse an der Stelle, sende uns bitte Deine vollständigen Bewerbungs-unterlagen inklusive aktuellem Lebenslauf, aussagekräftigen Zeugnissen, Gehaltsvorstellung und frühestem möglichen Eintrittstermin per E-Mail an folgende Kontaktdaten:

Herr Adriano Trolio / E-Mail: adriano@people-machines.com